Разработка систем автоматизации, а также перенастройка предприятиях самых разных сфер на цифровые рельсы, — одно из самых востребованных направлений прикладной части IT-индустрии. Входящие в комплекс CRM-менеджмента SAP and BI призваны оптимизировать затраты всех видов, — человеческие, временные, финансовые. В цифровую и автоматизированную форму можно перевести значительную часть задач по работе с персоналом, клиентами, определение порядка подчиненности и взаимодействия в рабочих группах, логистический и управленческий контроль.
В первую очередь в автоматизации и приведению к цифровой форме нуждается документооборот — бумажные и финансовые потоки. Внедренная в бюджетирование автоматизация способна сократить утечку средств и принести выгоду без дополнительных вложений и усилий только на основе анализа и грамотного, подсказанного искусственным интеллектом перераспределения ресурсов.
Аудит при автоматизации бизнес-процессов
Установка системы автоматизации не является конечной целью, — это только инструмент оптимизации подключенных процессов и сокращение затрат всех видов.
Чтобы понять, какое именно направление нуждается в реформировании, стоит провести детальный аудит предприятия. Выгоднее и практичнее, если заниматься такой работой будет посторонний человек, имеющий представление о сфере деятельности, но независимый и не имеющий никаких связей внутри организации. Так предприниматель получит действительно независимое объективное мнение.
Сам владелец бизнеса для себя должен ответить на вопросы, какие именно механизмы в текущем формате управления компанией его не устраивают, на каких этапах чаще всего возникают сбои. Эти пожелания, основанные на реальных условиях существования и работы, позволят максимально точно подобрать систему автоматизации. Также критериями выбора станут:
сфера деятельности — производство или услуги, реальный сектор или цифровые процессы, частный капитал или использование бюджетных средств;
территория влияния — подчинение законодательству и налоговому кодексу конкретной страны и региона, накладываемые сферой деятельности особенности;
размер штата и его концентрированность, — сосредоточены сотрудники в одном офисе или филиалы находятся далеко друг от друга;
требуется добавление в систему возможности взаимодействия с партнерами или поставщиками или предприятие осуществляет полный цикл.
Должна программа учитывать и уровень подготовки специалистов к работе в системе. В некоторых случаях руководителю предприятия придется выделять штатную единицу для загрузки данных в реестры и поддержания ее работоспособности, в других — сотрудники видят только элементы пользовательского интерфейса, а инструменты и решения сконцентрированы в облаке или на сервере и в коррекции не нуждаются.
Для большинства популярных сфер существуют пакетные решения. Системы автоматизации бюджетирования входят в общий блок CRM-менеджмента. Предприятия, которые по итогам аудита или личному желанию владельца предприятия от полного комплекса отказались, могут внедрить только один блок инструментов, рассчитанный именно на учет финансовых потоков.
Роль автоматизации бюджетирования в бизнес-процессах
Финансовая сфера нуждается в автоматизации больше других, так как сбои в этой области сказываются на всех других структурах. Критические ошибки, которых автоматика не допустит:
человеческий фактор — забывчивость, больничный или опечатки в формировании сумм и распределении бюджетных средств;
утерю или порчу какого-то из документов — ЧП, которое может привести к коллапсу в финансовом отделе и штрафам, если дело касается отчетов в контролирующие органы;
простой предприятия или отдельной группы из-за отсутствия финансирования, пропущенной поставки, недостаточности средств на запуск работы;
снижение мотивации сотрудников из-за неправильного учета переработки или премирования за активность.
Все заложенные в алгоритм задачи автоматика выполнит в точном соответствии с формулой и в срок, не зависимости от времени года и дня недели.
Скорость проведения операций в разы выше, чем у сотрудника-человека, — на расчет табеля, который вручную сводится не один день, у системы уйдут секунды, как и на передачу директивы о премировании группы сотрудников от начальства. Руководителю отдела достаточно указать коэффициент и назначить группу, даже не указывая участников пофамильно, — система тут же внесет готовую цифру в учетную ведомость, а при подключении программы к рассылке еще и уведомить получателя о приятном сюрпризе.
Один из вопросов, который решается введением автоматики в бюджетировании, — несанкционированное расходование средств. Руководитель в любой момент может снять данные, на каком основании и какие средства были перечислены, а также в секунды сверить все цифры. Любая утечка исключена. Кадровый состав, зная об этом, не рискнет рисковать и проводить неправомерные действия.
Виды процессов бюджетирования: Bottom-up и Top-down варианты
Все существующие системы автоматизации бизнеса можно разделить на две условные группы по подходу к формированию бюджета.
При модели типа Bottom-up система берет данные и прогнозы снизу — получает проекты от руководителей нижестоящих групп. По итогу отчетного периода данные из планов сравниваются с текущими и на этой основе вносятся коррективы в бюджет следующего цикла. Эта модель считается оптимальной для развивающихся команд, так как учитывает интересы непосредственных исполнителей задач и дает им понимание, что запросы будут удовлетворены.
При модели Top-down все распределение производится головным офисом. Группа руководителей оценивает имеющиеся в распоряжении ресурсы и спускает их соответствии со своими представлениями о первоочередности задач. Компании с централизованным управлением останавливаются на этом варианте или комбинированной схеме.
В любом случае эти задачи, а также многие другие, можно решить при помощи автоматики, она же будет анализировать данные, делать выборки в соответствии с назначенными фильтрами и выдавать статистику. Чтобы масштабировать модель на отдел или наоборот группу предприятий, достаточно просто указать новые вводные и добавить роли пользователей в сеть.
Принцип выбора программного обеспечения
При выборе системы автоматизации учитывается регион использования, сфера деятельности и уже имеющаяся в компании программная среда. Если частично компоненты автоматизации уже установлены, стоит взять пакет от того же разработчика, — это упрощает синхронизацию данных и обмен пакетами. В финансовых вопросах, которые прямо или косвенно сказываются на всех процессах и группах, это важно.
Можно уточнить, какой системой пользуются контрагенты. Это упростит расчеты между организациями, которые часто ведут совместную деятельность.
Обязательно нужно проверить наличие пакета, учитывающего региональные особенности — местное законодательство, федеральные коэффициенты и принятые в конкретной стране корпоративные правила.
Внедрение системы автоматизации и решение проблем
Перевод на автоматизированную систему бюджетирования не будет моментальным. После выбора конкретного пакета программ и установки на компьютеры сотрудников блоков с распределением уровней доступа начинается основной процесс перехода — перенос баз данных и обучение персонала работе с этими программами.
У крупных разработчиков эти вопросы проработаны, — пока ответственных лица занимаются загрузкой и переводом документации в цифровой формат, сотрудники, которые будут непосредственно отвечать за работу в системе получают соответствующие навыки. Это может быть как блок обучающих материалов для самостоятельного освоения, так и полноценные курсы.
Установкой программы обычно занимаются приглашенные от разработчика или сервисной группы специалисты. Но участие представителей предприятия также необходимо. Причины недостаточно быстрого перехода на автоматизированный учет финансовый потоков:
низкая заинтересованность и консервативность самого руководителя, который пытается на первых этапах дублировать работу системы;
плохая техническая подкованность кадров, отсутствие интереса в освоении системы;
текучка кадров, отсутствие возможности переложить отработанный блок на конкретного сотрудника;
проблемы с субординацией и длительные согласования изменений со всеми ступенями подчинения.
Общая система управления предприятия должна учитывать эти сложности, а руководитель рассчитывать на административные меры для их решения. Основой преобразований становится мотивация — руководитель должен четко понимать, какую выгоду он получит от изменения, а сотрудники — видеть перспективы повышения должности при получении навыков.
Во втором случае можно заинтересовать персонал возможностью получения сертификата за прохождение курсов по работе в конкретной среде. При покупке программных продуктов от именитых разработчиков это возможно.
Популярные системы автоматизации бюджетирования
Программные пакеты с соответствующими задачами есть у большинства профильных разработчиков. Наиболее популярные на территории СНГ :
Oracle Hyperion Planning (Oracle) — удобная система для стратегического, инвестиционного и операционного планирования, хорошо интегрирующаяся с Microsoft Office;
IBM Cognos Planning (IBM) — программа с уникальной системой моментального формирования отчетов в любом виде;
Corporate Planner (Corporate Planning) — бюджетный вариант, не предусматривающий разделения доступа и распределения уровней работы;
Profix (Profix Software) — комплексная система бюджетирования и менеджмента на основе Microsoft SQL Server 2014.
Каждый из пакетов предусматривает полную или частичную установку и регулярные обновления в соответствии с меняющимися задачами. При необходимости можно заказать разработку эксклюзивного пакета программ, но такое решение подходит только для крупных корпораций, имеющих средства на создание и сопровождение, а также самодостаточных в своем цикле.